Une façon d’initier des changements

On conteste peu le besoin des organisations de changer. Par contre, on débat beaucoup de la façon de s’y prendre pour réussir.

L’expérience démontre que la bonne façon diffère selon les motivations, la nature et l’envergure des changements souhaités, ainsi que du contexte organisationnel dans lequel on veut les mettre en œuvre.

Aux côtés des projets à grande échelle et des recettes programmées, il demeure des approches, à première vue plus modestes, qui constituent une façon appropriée pour initier des changements, voire même des transformations. C’est le cas d’une démarche visant à élaborer une cible en l’abordant sous l’angle des processus d’affaires.

Viser le futur

Cette démarche consiste à réunir des membres de l’organisation pour tracer son mode futur de fonctionnement. Une simple question guide la réflexion : comment faire les choses pour mieux servir nos clients ? En un mot, on définit la cible du changement.

Pour réussir la démarche, on réunit les bonnes personnes et leur accorde la latitude de définir le futur, en tenant compte d’un minimum de balises. Les échanges se concentrent sur la cible et non la situation actuelle : Pourquoi parler de l’actuel, alors que celui-ci ne répond pas aux exigences du futur que l’on vise ?

On s’en tient strictement à définir comment on veut faire les choses pour éviter que des débats de principes nous détournent du résultat visé. On conçoit une cible qui comporte un niveau de détail suffisant pour engager l’action sans chercher à avoir immédiatement réponse à tout. Enfin, on s’assure que les échanges sont menés avec habileté pour stimuler la créativité du groupe et assurer la participation et le respect de chacun.

Les participants doivent s’investir dans la démarche et se conformer aux exigences d’une bonne gestion de projet : Ils doivent planifier sérieusement les activités et s’engager à y consacrer les efforts nécessaires pour accomplir leur tâche ; Lors des sessions de travail, ils doivent être rigoureux et disciplinés afin que leurs échanges demeurent concentrés sur la conception de la cible, et favorisent le consensus.

L’émergence du changement

La démarche amène les membres de l’organisation à réaliser qu’ils sont les meilleurs agents du changement qui soit, puisqu’ils en sont également les architectes.

En effet, ils prennent conscience que leur connaissance approfondie de l’organisation et de ses besoins leur permet non seulement d’élaborer les processus cibles, mais également de déterminer les actions à réaliser et le parcours requis pour les mettre en œuvre avec succès.

L’organisation qui utilise cette approche obtient deux grands résultats : Elle se dote d’une vision et d’un projet commun partagés, en plus de stimuler une volonté de changer les choses grâce au puissant effet de mobilisation que génère la démarche. Le changement émerge au sein de l’organisation et peut irradier l’ensemble de ses composantes.

Dans la mesure où le contexte organisationnel est favorable, cette démarche contribue à initier des changements bien enracinés. L’appropriation est meilleure parce que les changements sont plus à l’image de ceux qui les ont conçus et implantés.

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