Comment peut-on expliquer que, malgré la maturité des standards et des pratiques en gestion de projets, les erreurs se répètent de projet en projet et les échecs d’entreprise en entreprise ? Pourquoi n’apprenons-nous pas de nos échecs ? Les raisons reposent en partie sur la mémoire qui est inconstante et aussi sur la nature des projets qui s’exécutent souvent en silo. La gestion de la connaissance permet de contrer ces éléments qui contribuent à perpétuer ces échecs.

La gestion de la connaissance, c’est quoi ?

Il est important de faire une distinction entre la gestion documentaire (contenant), la gestion de l’information (contenu) et la gestion de la connaissance (processus par lequel l’information est transformée en connaissance).

L’intégration aux phases d’un projet

ImageLa gestion de la connaissance et la gestion de projets sont des pratiques qui peuvent s’exercer en complémentarité afin améliorer la performance de l’organisation. Les paragraphes qui suivent présentent une approche de gestion de la connaissance appliquée aux leçons apprises durant les phases d’un projet.

Initiation : Lors de la création de la matrice de responsabilités, un gestionnaire de la connaissance se voit confier la responsabilité d’identifier les activités qui soutiennent la création de la connaissance, comme par exemple la revue systématique, durant le lancement de projet, des leçons apprises au cours de projets précédents de nature semblable.

Exécution : On a l’habitude de reléguer en fin de projet l’exercice de consignation des leçons apprises. Ceci constitue un problème car d’une part, le bilan de projet devient un forum pour échanger des doléances sur le passé plutôt que pour mettre en place des mécanismes proactifs. D’autre part, on se fie souvent à la mémoire pour élaborer les bilans en fin de projet. Pour les projets qui s’échelonnent dans le temps, les leçons cruciales sont alors tout simplement oubliées.

Les actions prises pour résoudre les enjeux et mitiger les risques, ainsi que les résultats obtenus par ces actions, sont les meilleures sources de leçons apprises. Il revient au gestionnaire de la connaissance de consigner en cours de projet, ces leçons apprises dans un registre partagé. En plus de servir à la revue du projet en cours, ce registre servira comme outil de soutien à la décision et à la revue des leçons apprises pour les projets futurs.

Fermeture : le bilan de projet devient un forum proactif où le gestionnaire de projet passe en revue les leçons consignées au registre.

Un nouveau rôle pour le bureau de projets ?

Ces activités doivent avoir l’appui de la direction de l’organisation et doivent être formalisées au sein du bureau de projets. Le succès d’une telle initiative repose sur l’adoption de nouveaux comportements et sur la mise en place de nouveaux outils. On ne doit pas tenir le gestionnaire de projet, préoccupé par la livraison, responsable de la création de la connaissance qui servira aux projets futurs. Ce rôle revient au bureau de projets au même titre que l’évolution de la méthodologie de gestion de projet.

Image